Ottimizzare la disposizione dei cassetti sulla scrivania non e solo una questione di estetica, ma di ergonomia cognitiva e fisica dello spazio di lavoro. Disporre gli strumenti in base alla frequenza d'uso riduce i micro-movimenti inutili e l'affaticamento mentale durante la giornata lavorativa.
La fisica dello spazio di lavoro: le tre zone di accessibilit a
Ogni cassetto e scomparto deve essere configurato seguendo la regola delle zone di portata, basata sulla riduzione del momento di forza del braccio: minore e la distanza per raggiungere un oggetto, minore e lo stress cumulativo sulle articolazioni della spalla e del polso.
- Zona primaria (accesso immediato): Il cassetto superiore o la parte anteriore degli organizzatori sul piano di lavoro. Qui vanno posizionati gli oggetti che si utilizzano pi u di dieci volte al giorno: penne ad uso corrente, blocchi per appunti veloci e dispositivi di puntamento.
- Zona secondaria (accesso intermedio): La sezione centrale o il secondo cassetto. Ospita elementi utili ma non continui, come graffette, evidenziatori, forbici e calcolatrici.
- Zona terziaria (bassa frequenza): I cassetti inferiori o la parte posteriore profonda dell'organizzatore. E destinata a documenti d'archivio, scorte di cancelleria e cavi di riserva.
Materiali e attrito: la scelta degli scomparti interni
La stiticit a interna del cassetto impedisce lo scivolamento degli oggetti ogni volta che questo viene aperto o chiuso, un fenomeno guidato dall'inerzia. Quando si tira un cassetto, gli oggetti tendono a mantenere il loro stato di quiete, accumulandosi sul fondo.
Per contrastare questo effetto, i divisori in acrilico trasparente offrono il massimo vantaggio visivo poich e non creano zone d'ombra e permettono di identificare immediatamente il contenuto dall'alto. Tuttavia, l'acrilico ha un basso coefficiente di attrito. E quindi fondamentale rivestire il fondo dei cassetti con un materiale ad alto coefficiente di attrito, come il feltro sintetico o tappetini in silicone flessibile. Questo strato assorbe l'energia cinetica del movimento, mantenendo ogni elemento perfettamente immobile nella sua sezione dedicata.
Inoltre, la larghezza degli scomparti deve corrispondere alla lunghezza degli strumenti. Gli oggetti lunghi, come matite o righelli, devono essere orientati parallelamente alla direzione di scorrimento del cassetto per ridurre l'impatto delle forze inerziali laterali che potrebbero danneggiarli o spostarli.
Organizzazione scientifica dei documenti cartacei
La gestione dei fogli e dei documenti richiede una struttura rigorosa per evitare il collasso gravitazionale delle pile di carta, che ostacola l'efficienza visiva.
L'archiviazione verticale e di gran lunga superiore a quella orizzontale. Le pile orizzontali tendono a nascondere i documenti inferiori, aumentando il tempo di ricerca e favorendo il disordine. L'archiviazione verticale tramite cartelle sospese o divisori rigidi distribuisce il peso in modo uniforme e mantiene visibile l'intestazione di ogni singolo documento sul piano visivo superiore.
Per motivi di sicurezza strutturale, posizionare i faldoni pi u pesanti e i documenti storici sempre nella parte inferiore o posteriore dell'organizzatore. Questo accorgimento mantiene basso il baricentro dell'intera struttura del mobile, prevenendo il rischio di ribaltamento accidentale quando pi u cassetti vengono aperti contemporaneamente.
Manutenzione del sistema e azzeramento dell'entropia
Un sistema di organizzazione e efficiente solo se mantiene la sua entropia minima nel tempo. La tendenza naturale di qualsiasi piano di lavoro e quella di accumulare oggetti non pertinenti.
Per prevenire questo fenomeno, e utile applicare la regola del flusso unidirezionale: ogni documento in entrata deve passare attraverso una sezione di sosta temporanea prima di essere smistato definitivamente nell'archivio profondo o eliminato. Infine, dedicare gli ultimi due minuti della giornata lavorativa a ricollocare ogni strumento nel proprio alloggiamento specifico azzera il disordine visivo, preparando l'area per la sessione di lavoro successiva senza attriti cognitivi all'avvio.
